https://waseda-idi.jp/archives/idea/idea-6852
他薦現状の生成AIの限界を理解した業務フローであること。 音声認識による文字起こし（タイムスタンプ等が入った状態） → 過去の会議録や公文書の書き方を参照した生成AIによる文章化（確率的な処理）→ マクロによる書式変更（定型的な処理） → 人による最終確認、という流れで、それぞれの得意分野を組み合わせている。 ハルシネーションや指示の抜けがゼロにならないことを前提とした、実用的な仕組みであり、他の議会事務局への広がりも期待できる。
どんな課題にアプローチしましたか？
浜田市議会では、委員会の会議録（要点筆記）の作成に多くの時間を要していた。 音声認識サービスにより文字起こし自体は可能だが、その後、議会特有の書式や言い回し等を整え、内容を確認し、最終的な会議録の形に仕上げるまで、職員が人手で作業をしていた。 委員会は1回あたり短くても2時間、長いと5～6時間に及び、1件の会議録の完成まで丸2～3日を要していた。こうした会議録作成業務が月に5～6件、多いと10件近く発生していた。 通常の議会運営や議員支援などの業務と並行して会議録を作成する必要があり、議会事務局職員にとって大きな負担となっていた。
どのような新たな価値を創造しましたか？
議会事務局にとって主要な業務の一つである、会議録作成への生成AIの本格導入。 生成AIを活用した独自の会議録作成フローを構築し、これまで丸2日程度かかっていた委員会会議録（要点筆記）の作成時間を、半日程度まで短縮し、翌日にはほぼ完成した会議録を作成できるようになった。 ゼロから職員が文章を整えるのではなく、生成AIが作成した文を職員が確認・修正する方法に変換。職員の負担軽減だけでなく、会議録作成の質の向上にもつなげた。さらに、生み出した時間を議員へのサポートや政策立案支援など、本来注力すべき業務に充てることができた。
どんな工夫をしましたか？
・議会事務局職員がChatGPTやGeminiなど複数の生成AIを試し、試行錯誤を重ねながら、Google AI Studioを活用した独自の作業フローを構築した。 ・生成AIに一度の指示ですべてを任せるのではなく、「学習」「整形」「調整」の3段階に分けて処理。「公文書の書き方」や過去の会議録、会議資料などを参照させながら、要点筆記への整形や表記を統一させた。さらに、生成AIは長文になると指示を忘れたり、文章を省略したりすることがあるため、あえて工程を分け、重要な指示を繰り返すことで出力の安定性を高めている。 ・生成AIによる会議録案の作成後は、独自のWordマクロで書式を一括して整え、最後は職員が音声や資料と照らし合わせて誤字脱字やAIの誤認を確認・修正する。 ・一連の手順をマニュアル化することで、特定の職員に依存せず、全ての職員が会議録を作成できる体制を整えた。